8个简单窍门教你利用好时间

　　8条简单的技巧教你好好利用时间

8条简单的技巧教你好好利用时间

文/ Bill Trenchard

　　1.说不

当您的公司变得非常好时，您会遇到更多的麻烦。许多人会通过LinkedIn和电子邮件与您联系，想和您一起喝咖啡，并寻求帮助。这真是酷刑。就像您的儿时朋友一样，您几乎记不起他的名字，但是他希望您向他介绍Facebook上所有有影响力的朋友。这时您必须说：“否”。

很难拒绝别人。毕竟，因为您想还点东西，所以有很多人为您提供帮助。但是，您在这方面必须有一个底线，我也将教您一些更简单的拒绝的方式。

尝试使用此“否”模板-这是一个罐头响应，适用于您要拒绝的任何一般情况。我首先从Mark Suster听说过这种方法。他是一位企业家和投资者。这种方法为我节省了无数的时间，并大大减轻了我的焦虑感。举个例子：

你好比尔，

很高兴收到您的来信。我希望你一切都好。我很幸运，我的公司发展顺利，但是现在我的职业面临巨大压力。我经常参加一些社交活动，但最近恐怕不太方便。

祝好运

乔希

这样的答复可以节省您的时间和精力。因此，您不必一遍又一遍地答复相同的内容。最重要的是，他们永远不会再与您联系。这种处理非常机智，可以真实地说明情况，但请记住放下它，不要让他们回来。

使用此批处理模板，您可以对销售员说不。在投资者会议上，如果您不想再投资，可以拒绝。投资者会有很多建议。您不必全部执行它们。董事会将随机提出要求。您不必同意他们。针对这些情况，请一一写下模板，包括在LinkedIn上的回复消息。包括您失踪已久的朋友，他们来电子邮件要求会议的答案。最后，您一定会使用它们。

　　2.成为电子邮件忍者

推荐给从未使用过SaneBox的用户，我是它的粉丝，它是如此简单。有点像Google Priority Mailbox，它很棒，并且可以在iPhone上很好地工作。它已经建立了一个批处理文件夹，可以自动存档群组邮件。那些您无需亲自阅读的电子邮件，您将永远不会看到。它非常准确，可以节省大量时间。

我认识的大多数CEO在清空收件箱方面都非常高效。想象一下如何处理邮政信件。您拿起您的字母，看着它们，然后放下它们，捡起它们，放下它们，然后一次又一次地？这简直是疯狂的。但是，我们大多数人都以这种方式处理电子邮件。我观察到的电子邮件忍者使用三种方法：

①所有天气。您的邮箱始终处于打开状态，一旦收到电子邮件，您将对其进行处理。您非常负责，但是通过这种方式，您将很难集中精力于需要仔细考虑的项目。

②批处理。您将每天检查电子邮件两次至四次，并立即处理所有问题。

③助手。您有专职或虚拟助理来帮助您检查电子邮件，标记真正重要的电子邮件，并提醒您需要立即处理的事情。当然，在这种情况下，您需要创建一个私人收件箱，但这可以使您的生活焕然一新。

如果您没有助手，我建议您使用方法二：批处理。它使您可以在需要时集中精力处理电子邮件，而其他任务也可以得到应有的关注。频繁的切换任务将使您无法做好任何事情。

提高您的电子邮件处理技能的另一种方法是安装一组插件。有一个像Asana这样的任务管理器，它允许您将Email移入和移出任务管理器。这是清空收件箱并留待以后处理邮件的快速方法。

经验法则：如果您可以在两分钟内回复或处理电子邮件，则可以立即处理。如果处理时间超过两分钟，请将其移至任务管理器中以供以后处理。执行此操作时，您还将优先处理各种任务和电子邮件，因此您不必花时间在收件箱中处理它们。

我听说有人说使用Gmail的键盘快捷键可以节省30％的时间。 Gmail还提供了一项设置，只要您单击发送，邮件就会被自动存档，因此您的收件箱每天都是干净的。

最后，也许最有用的是Text Expander或其他快捷键输入程序。只需输入一些预设短语即可神奇地填写整个电子邮件。

　　3.管理你的能量

过去，普通人每天要走12英里。但是现在我们坐得更多。我们坐了太久了。太可惜了哈佛商业评论的一项研究发现，长时间坐下来的危害与吸烟可比。如果您在高科技行业工作，则平均每天要坐9.3个小时。这比你睡得更长。作为人类，我们天生就是运动。这对我们的健康至关重要，也是我们效率的源泉。这是有关此的三个提示：

①七分钟的运动。这已经被科学证明。纽约时报也提到了这一点。在7分钟内进行12次移动，结果非常有效。

②步行会议。几乎每个人都有一对一的面对面会议。建议将这种会议改为步行方式，而不要坐在会议室或咖啡店中。

③站立台。现在，许多办公室都提供这种类型的办公室。事实证明，常务办公室可以降低患心脏病和癌症的风险，并可以改善情绪和警觉性。如果您真的喜欢日常锻炼，可以尝试跑步机或自行车桌。

能量的管理不仅是身体上的，还应包括了解自己的心理节奏。我们都知道睡眠规则，以及深度睡眠和健康的REM周期的重要性。但是我们常常忽略了每天发生的人类节律。为了充分利用向上的周期，您必须像运动员一样安排时间表。每天抽出一到两个小时最敏感的东西，然后花在对您来说最重要的三件事上。

他们在早上讨论了最具创意的项目。研究表明，大多数人在早上最有创造力。处理电子邮件，然后召开会议，今天的最后一项工作仍然是处理电子邮件。请注意，在这些问题上有计划的休息时间，因此可以确保切换到每个任务时都能达到最佳状态。

当您想要休息时，您需要休息一下。去散散步，听舒缓的音乐，做一些与工作无关的事情。与您的同事聊天，您还可以发现他们工作以外的一些事物。

　　4.创建执行手册

对于重复了三遍以上的任何工作，请详细记录该过程。指定一个实施手册，并交给其他人去做，这样他们就可以以完全相同的方式完成它。要做好本手册，不要让人们问下一步是什么或由谁负责。

这也是Uber快速扩张的原因。他们已经发展到70多个城市并占领了市场。他们是怎么做到的？实施手册。每次去城市时，他们都会得到一份清单，其中包含必须要做的所有事情，并且仅需进行较小的区域调整即可。他们进行了很多次练习，进行了测试，最后制定了完整的实施手册。因此，现在他们只需要执行它，就如同用钥匙打开门一样容易。

“那些成功的人善于保持记录。但是对于初创公司而言，这样做是不够的。”

我见过的最成功的初创公司在早期阶段就提出了系统的共同行动和核心业务，并养成了习惯。

　　5.会议以外的收获

您有多少次与对您的公司非常重要的人举行会议，但是您找不到改善与该人关系的方法？他可能是您的业务开发合作伙伴，客户或任何人。会议的内容可能不容易理解。当您走出会议室时，您几乎忘记了他们说的话。在他们身上留下良好印象的机会似乎很小。

要打破僵局，您需要了解他们的专业挑战。

如果您不知道，那就问他们。假设您处于B2B环境中，客户的要求是什么？你能为他们做什么？

“我们当中有多少人可以为客户列出三大专业挑战？”

为了充分利用会议，必须在个人和工作之间架起一座桥梁。不一定要深入，您只需询问最近要去哪里度假。然后写下他们的答案。在会议之外，请创造条件以更深入地了解此人并加深您的关系。例如，如果他喜欢骑自行车，则可以推荐一条您所知的理想骑行路线。这将产生变革性的变化。

　　6.优化内部会议

初创公司通常必须举行许多会议。太多了。减少一些。最简单的方法是删除报告状态的那些会议。您无需继续与团队成员会面，只需听听他们报告项目进度即可。让他们写下来。将其放在GoogleDoc中，让每个人每周阅读一次。

“在做出决定之前，请勿离开会议。”

当涉及决策会议时，做出快速可逆的决策。大多数决定在初创企业中都是可逆的，但是我们花了太多时间思考。将人员聚集在一起，并使用合适的数据和合适的人员，您可以快速做出决策。

除非是真正不可逆转的决定，否则请在所有决策会议上执行此操作。然后花更多的时间，进行更多的对话，并聚集您的顾问和董事会。否则，只需决定并实施它。作为一家初创公司，最大的优势就是可以快速进行更改，因为总共只有很少的一部分。

　　7.助手

技术的伟大之处在于它可以提高我们的效率，但是它也有局限性。无论是在办公室还是在远程，雇用一名助手来帮助您都是值得的。

虚拟助手和服务（例如Task Rabbit）专注于特定任务，功能非常强大。但是，他们无法知道您的想法，也无法为您做出决定。

因此，如果可能，请聘请专职助理与您一起工作。这将帮助您超出您的想象。（）除了能够根据您的行为模式为您做出一些决定外，他们还可以协调许多事情。如果无法聘请专职助理，请尝试使用虚拟助理。有很多便宜的服务，例如Prialto，可以帮助您处理很多事情。他们可以帮助您订购和发送礼物以及听写功能，并且可以一次安排多个会议。

听写功能不应低估，因为它可以提高效率。我建议您安装一个名为Voxie的应用程序。您打开它，对它说“起草给Chris的电子邮件”，然后指定内容。 “克里斯你好，今天早上很高兴见到你。谢谢你抽出宝贵的时间参加。” “您的虚拟助手可以轻松地进行录制，并且当您打开收件箱时，草稿已经存在。您所要做的就是单击发送。

会议的后续工作将产生重大影响，但是您多久进行一次呢？”

现在，您可以在会议结束后的几秒钟内起草一封后续电子邮件。

　　8.给您的团队一个杠杆

我最近与一位首席执行官交谈。他是我认识的最有效率的人。他相信“步行管理”。实际的内容就像听起来一样。他每天在办公室里走动，不停地与团队成员进行交谈。他问他们：

是什么阻碍了您的工作进度？

有没有瓶颈或障碍？我能为你做什么？

需要哪些资源或流程来使您的工作更快地进行？

因此，我建议您提出这些问题的答案，并帮助您的团队满足他们的需求。如果要他们迅速完成工作，则必须首先迅速起床。为他们提供所需的帮助，以便他们可以及时完成工作。响应速度是关键。 AwayFind是用于批处理电子邮件和相应紧急需求的工具。当某人向您发送高优先级邮件时，您会收到警告，而不必将收件箱保持为24/7开启状态。

很多时候，您会听到您的员工陷入困境。他们对于部署新功能或向重要人员发送电子邮件感到不安。他们会花很多精力去调试一个小错误，但是忽略另一个更大的项目已经停滞。当这样的事情阻止他们前进时，您可以问的最好的问题是：如果失败了，成本是多少？如果在20,000个人中只有两个人认为此新功能并不完美，那么您就不需要花费太多时间。帮助它解决风险。作为经理，您必须这样做以更好地利用您的时间。

80/20规则适用于所有情况。换句话说，应将80％的时间花在真正有利可图的事情上，而只有20％的时间花在琐碎的事情上。不要追求完美。初创企业的许多员工，特别是工程师，总是在开始时就要求完美。但是，这不是您想要的。您想要的是速度。

如果您掌握了这些简单的窍门，则可以最大限度地利用70％的时间。您将减少在会议或电子邮件上的时间。最重要的是，您有时间领导团队，激发灵感，发展业务并改变世界。