职场撰写邮件的十一条军规

　　在工作场所编写电子邮件的11条军事规则

在工作场所编写电子邮件的11条军事规则

文/唐云

1.邮件应同时发送给多个人，如何选择收件人，抄送和密件抄送？如果您需要对方的答复，请选择收件人。只需告知对方，如果您不需要回复，请选择副本收件人；如果您不希望其他人认识收件人，请选择收件人。密件抄送还可以使组电子邮件看起来像是单独发送的。例如，要将通知同时发送给多个面试官，可以使用密件抄送。

2.空白标题是最无礼的行为；在标题中写下您想说的所有内容也是不礼貌的，电子邮件的正文为空。

3.信件正文的标题是必不可少的。最简单的一个是“ Hi”或“ Hello”，有时比礼貌的问候更有效。

4.如果电子邮件中提到某些文件，即使您确认对方必须拥有这些文件，也最好在附件中发送副本。与在计算机上查找文件相比，收件人直接下载附件必须更快，更方便。

5.如果要向另一方发送Word文档，最好将文档内容以纯文本形式复制到电子邮件正文中。这样，如果另一方使用手机检查邮件，则无需下载文档并阅读。

6.如果要向领导者展示您自己仔细排版的PDF或PPT，最好将每个页面分别保存为图像格式。

7.无论附件的格式如何，都必须有简短明了的描述。考虑到手机阅读情况，文件名不能太长。如果您在信函正文中列出了不同的附件摘要，则情况会更加分散。

8.在跨国公司的统一邮件签名格式中，大多数都包含邮件地址，因为您的信件可能会转发或回复给其他人，因此收件人只能通过签名文件找到您的联系信息。

9.最好使用“我们”而不是“您”。例如，“我们将按照合同进行”比“您将按照合同进行”看起来更舒适。

10.将所有已发送邮件保留在发件箱中绝对是一个好习惯。当客户或同事故意说您没有收到电子邮件时，至少您可以打开开发箱作为“证明”。

11.最基本的礼貌是不要在深夜打电话给客户，但是在深夜向客户发送电子邮件会使您的勤奋感动。在出差期间，打电话给老板报告在嘈杂的地方（例如火车站）的情况不方便吗？用手机发送电子邮件。别忘了说：“我在火车站，周围环境很凌乱，所以我只能用手机发送电子邮件。”老板最喜欢这样的员工。